Como salvar Word em PDF no PC, no Mac, no navegador e no celular
Para passar um documento de Word para PDF, use o próprio Word: vá em Arquivo › Salvar como, escolha PDF no tipo de arquivo e clique em Salvar. O caminho alternativo é Arquivo › Exportar › Criar documento PDF/XPS. Não precisa de site de conversão nem de impressora virtual, e o PDF sai com links, fontes e imagens preservados. No Mac, no navegador e no celular o processo é parecido, com nomes de menu um pouco diferentes.
Como converter Word em PDF no Windows
- Com o documento aberto, clique em Arquivo › Salvar como e escolha a pasta.
- No campo Tipo, selecione PDF (*.pdf).
- Em Otimizar para, escolha "Padrão (publicação online e impressão)" ou "Tamanho mínimo (publicação online)".
- Se quiser, clique em Opções para escolher páginas, marcadores, PDF/A ou senha (veja abaixo).
- Clique em Salvar.
O documento .docx continua existindo; o Word só cria uma cópia em PDF. Se você editar o texto depois, gere o PDF de novo.
As opções do PDF que fazem diferença
A janela Opções, no Word para Windows, tem configurações úteis que a maioria das pessoas nunca abre:
| Opção | O que faz | Quando usar |
|---|---|---|
| Intervalo de páginas | Exporta só a página atual, uma seleção ou um intervalo | Enviar só um trecho do documento |
| Criar indicadores usando Títulos | Gera marcadores navegáveis no PDF a partir dos estilos de título | Relatórios, TCCs, manuais e documentos longos |
| Propriedades do documento | Leva título e autor para as propriedades do PDF | Documentos formais ou publicados na internet |
| Marcas de estrutura do documento para acessibilidade | Ajuda leitores de tela a navegar pelo PDF | Material público, institucional ou educacional |
| Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A) | Gera PDF para arquivamento de longo prazo, com fontes incorporadas | Quando um órgão, tribunal ou empresa exigir PDF/A |
| Criptografar o documento com uma senha | Exige senha para abrir o PDF | Documentos com dados pessoais ou financeiros |
Como reduzir o tamanho do PDF
Marque "Tamanho mínimo (publicação online)" antes de salvar. Se o arquivo continuar grande, o peso costuma estar nas imagens: no Word, selecione uma imagem, abra Formato da Imagem › Compactar Imagens, desmarque "Aplicar somente a esta imagem" e escolha uma resolução menor. Depois, gere o PDF de novo.
Como proteger o PDF com senha
No Word para Windows: Arquivo › Salvar como, tipo PDF, botão Opções, marque "Criptografar o documento com uma senha" e clique em OK. O Word pede a senha duas vezes. Guarde essa senha em lugar seguro: sem ela, nem você abre o arquivo. Essa opção fica indisponível se você marcou PDF/A, porque o padrão de arquivamento não aceita criptografia. Se você enviar o PDF por e-mail, mande a senha por outro canal, como uma mensagem no celular.
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Como transformar Word em PDF no Mac
No Word para Mac, use Arquivo › Salvar como (ou Arquivo › Exportar) e, em Formato de Arquivo, escolha PDF. O Word oferece duas opções: uma voltada para leitura na tela e acessibilidade e outra voltada para impressão. Escolha a de impressão se o PDF vai para uma gráfica ou precisa manter a paginação exata. Outro caminho, que funciona em qualquer app do Mac, é Arquivo › Imprimir › PDF › Salvar como PDF, mas ele gera um PDF mais simples, sem os marcadores de título. Para saber quais versões do Word rodam no seu macOS, veja a página de Office para Mac.
Word para PDF no navegador (Word para a web)
O Word para a web, gratuito com conta Microsoft, também gera PDF:
- Abra o documento em microsoft365.com ou pelo OneDrive.
- Clique em Arquivo e procure a opção de baixar como PDF (fica em Salvar como ou em Exportar, conforme a versão da interface).
- O Word prepara o arquivo e o PDF é baixado para o seu computador.
A versão web tem menos opções: não há PDF/A, senha nem escolha de intervalo de páginas. O que o Word gratuito faz e o que fica de fora está no guia sobre Word grátis.
Como salvar Word em PDF no celular
No app Word para Android e iPhone, abra o documento, toque no menu do arquivo (o ícone de três pontos ou o nome do arquivo) e procure Exportar, Compartilhar ou Imprimir, escolhendo o formato PDF. O nome exato do menu muda entre Android e iOS e entre versões do app. Outra saída universal é usar a função de imprimir do celular e escolher "Salvar como PDF" no lugar da impressora.
Quando o PDF sai diferente do documento
- Fonte trocada: algumas fontes têm licença que não permite incorporar no PDF. Troque por uma fonte padrão do Office ou marque PDF/A, que exige fontes incorporadas.
- Página em branco no final: costuma ser um parágrafo vazio depois de uma tabela ou quebra de página. Clique no botão ¶ (Mostrar tudo) na guia Página Inicial para ver as marcas de formatação e apague-o.
- Comentários e revisões aparecendo: antes de salvar, vá em Revisão e escolha a exibição "Sem marcação", ou aceite as alterações.
- Links que não funcionam: use Salvar como PDF em vez de imprimir em PDF; a impressão costuma descartar os links.
Para todas essas opções existirem, você precisa do Word de desktop ativado. Quem ainda não tem pode comparar os tipos de licença Office e, depois de assinar, seguir o guia para baixar Office 365 pela conta Microsoft.
Perguntas frequentes
Como transformar Word em PDF sem programa?
Use o próprio Word: Arquivo › Salvar como e escolha PDF no tipo de arquivo. Se você não tem o Word instalado, abra o documento no Word para a web com uma conta Microsoft gratuita e baixe como PDF.
Como converter Word em PDF e manter os links?
Salve pelo Word (Salvar como › PDF ou Exportar), não pela opção de imprimir em PDF. O Word mantém links e, se você marcar a opção de indicadores, cria marcadores navegáveis a partir dos títulos.
Qual a diferença entre PDF e PDF/A?
O PDF/A é uma versão do PDF feita para arquivamento de longo prazo: incorpora fontes e não aceita recursos que dependem de fora do arquivo, como criptografia. Use quando um órgão, tribunal ou empresa pedir esse formato.
Dá para colocar senha no PDF pelo Word?
Sim, no Word para Windows: Arquivo › Salvar como › PDF › Opções › "Criptografar o documento com uma senha". A opção fica indisponível se o PDF/A estiver marcado. Sem a senha, o arquivo não abre, então guarde-a com cuidado.